Hauptversammlung Datenschutz
Informationen zum Datenschutz
Mit den folgenden Hinweisen informiert die CHAPTERS Group AG über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ihrer Aktionäre und deren diesbezüglichen Rechte im Zusammenhang mit der Vorbereitung, der Durchführung und der Nachbereitung der ordentlichen Hauptversammlung am 09. Juli 2024 gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO).
Verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die CHAPTERS Group AG, Falkenried 29, 20251 Hamburg. Ein Datenschutzbeauftragter ist gemäß den anwendbaren Rechtsvorschriften nicht bestellt.
Die CHAPTERS Group AG verarbeitet personenbezogene Daten der folgenden Personengruppen: Aktionäre, Aktionärsvertreter, geladene Gäste und sonstige Teilnehmer der Hauptversammlung. Verarbeitet werden insbesondere die folgenden Kategorien personenbezogener Daten: Vor- und Nachname, Anschrift, ggf. E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien, Nummer der Eintrittskarte, ggf. bevollmächtigter Aktionärsvertreter, ggf. Informationen bzgl. Weisungen, Wortmeldungen, Anträgen, Wahlvorschlägen und sonstigen Verlangen in der Hauptversammlung.
Die CHAPTERS Group AG verarbeitet die personenbezogenen Daten zum Zwecke der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der ordentlichen Hauptversammlung am 09. Juli 2024, insbesondere um den Aktionären und deren Vertretern die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung der Aktionärsrechte während der Hauptversammlung zu ermöglichen. Auch wenn personenbezogene Daten nicht von den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern selbst im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben werden, können solche Daten von depotführenden Banken an die CHAPTERS Group AG übermittelt werden. Sämtliche Aktien der CHAPTERS Group AG sind Inhaberaktien. Die CHAPTERS Group AG führt daher kein Aktienregister im Sinne des § 67 AktG.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Absatz (1) lit. c) DSGVO in Verbindung mit §§ 118 ff. AktG. Darüber hinaus erfolgt ggf. eine Verarbeitung personenbezogener Daten auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Pflichten, etwa aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, wertpapier-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist in solchen Fällen Art. 6 Absatz (1) lit. c) DSGVO in Verbindung mit den jeweils anwendbaren gesetzlichen Vorschriften.
Die CHAPTERS Group AG übermittelt personenbezogene Daten zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung an verschiedene externe Dienstleister und Berater, die unter anderem mit der Erstellung der Einladung zur Hauptversammlung, mit der Entgegennahme und Bearbeitung der Anmeldungen sowie etwaiger Gegenanträge und Wahlvorschläge, mit der Organisation der Hauptversammlung und mit der Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses beauftragt sind. Externe Dienstleister und Berater erhalten jeweils nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten diese Daten ausschließlich gemäß den Weisungen der CHAPTERS Group AG. Sämtliche Dienstleister und Berater haben ihren Sitz in der Europäischen Union / im Europäischen Wirtschaftsraum. Eine Datenübermittlung in Drittstaaten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nicht. Alle Mitarbeiter der CHAPTERS Group AG sowie alle Mitarbeiter externer Dienstleister und alle externen Berater, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben und / oder solche verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Es wird darauf hingewiesen, dass personenbezogene Daten von Aktionären und Aktionärsvertretern, die an der Hauptversammlung teilnehmen, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften – etwa im Teilnehmerverzeichnis gemäß § 129 AktG und ggf. im Hauptversammlungsprotokoll – für andere Personen, insbesondere für andere Aktionäre und Aktionärsvertreter einsehbar sind. Die im Teilnehmerverzeichnis aufgeführten personenbezogenen Daten können von den Teilnehmern der Hauptversammlung während der Versammlung und von Aktionären bis zu zwei Jahre danach gemäß § 129 Absatz (4) Satz 2 AktG eingesehen werden.
Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung verarbeiteten personenbezogenen Daten beträgt die Dauer der Speicherung regelmäßig bis zu drei Jahre. Darüber hinaus bewahrt die CHAPTERS Group AG personenbezogene Daten nur auf, wenn gesetzliche Nachweis- bzw. Aufbewahrungspflichten bestehen oder eine Speicherung im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren im Nachgang zur Hauptversammlung erforderlich ist. Grundsätzlich werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die oben genannten Verarbeitungszwecke nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Nachweis- bzw. Aufbewahrungspflichten bestehen.
Betroffenenrechte
Als Betroffene können sich Aktionäre, Aktionärsvertreter und andere Teilnehmer an der Hauptversammlung mit einer formlosen Mitteilung an die CHAPTERS Group AG, Falkenried 29, 20251 Hamburg, E-Mail: ir@chaptersgroup.com wenden, um ihre Rechte gemäß der DSGVO geltend zu machen. Zu diesen Rechten zählen insbesondere das Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO und das Recht auf Übertragung der Daten gemäß Art. 20 DSGVO.
Außerdem steht den Betroffenen gemäß Art. 77 Absatz (1) DSGVO ein Beschwerderecht bei einer für den Datenschutz zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Die für die CHAPTERS Group AG zuständige Aufsichtsbehörde ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Str. 22, 7. OG, 20459 Hamburg, www.datenschutz-hamburg.de.